Цифровизация пути пациента. Электронная регистратура, опыт внедрения электронного документооборота с пациентом.

Статья заместителя директора по клиентскому сервису ООО «Клиника Эксперт Новосибирск» Ольги Игоревны Кузбарской (г. Новосибирск)

Введение
В эпоху цифровой трансформации здравоохранения оптимизация административных процессов становится одним из ключевых факторов повышения эффективности медицинских учреждений.
ООО «Клиника Эксперт Новосибирск» представляет опыт внедрения комплексной системы цифровизации пути пациента при оформлении документов через ЭДО, на основе онлайн-сервиса F.Doc, которая позволила не только автоматизировать рутинные операции, но и кардинально изменить качество взаимодействия с пациентами.

Что такое ЭДО?

ЭДО — электронный документооборот — это способ обмена документами в электронном виде (ЭП, электронная подпись) с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети «Интернет» (п. 3.1 Методических рекомендаций ФНС от 12.09.2024).
ЭП бывает трёх видов (ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

1.    Простая (ПЭП, простая электронная подпись) — это комбинация кодов, паролей и логинов, с помощью которых можно подтвердить факт создания и отправки документа определённым человеком.
2.    Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — это подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи
3.    Усиленная квалифицированная (УКЭП) — это электронный аналог собственноручной подписи. Усиленные подписи получают с помощью криптографического преобразования информации с использованием ключа.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» позво-ляет медицинским организациям использовать простую элек-тронную подпись (ПЭП) при работе с физическими лицами.
Это значит, что договоры с пациентами можно заключать в элек-тронном виде: пациент подтверждает подпись СМС-кодом, при-ходящим в СМС-клиенте и/или в МАХ, а клиника подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Такие документы юридически равны бумажным оригиналам и принимаются всеми проверяющими органами.

ПЭП широко используются в 2026 году для заверения договоров и первички с контрагентами в гражданско-правовых отношениях. Простая подпись не требует обращения в удостоверяющие центры и оформления сертификатов.
Какая существует проблематика традиционного документооборота в большинстве клиник (в «Клинике Эксперт» она тоже была):
•    объём бумажной работы (каждый пациент «Клиники Эксперт» получает пакет документов объёмом 2–7 листов (в зависимости от того, первичный это визит или повторный), включающий в себя: договор на оказание платных медицинских услуг, дополнительные соглашения / акт, согласие на обработку персональных данных, согласие/отказ на передачу данных в ЕГИСЗ, информированные согласия);
•    образование очередей при оформлении документов;
•    нервозность пациентов из-за длительного ожидания;
•    опоздания на приёмы;
•    стресс сотрудников в условиях цейтнота;
•    растущая нагрузка на архив;
•    трудозатраты персонала.

«Клиника Эксперт» ставила перед собой следующие цели внедрения электронного документооборота.

1.    Стратегические цели:
–    повысить эффективность работы за счёт сокращения времени обработки документов;
–    улучшить показатель прихода пациентов на приём;
–    снизить отмены и переносы приёмов по причине опоздания пациентов;
–    исключить негативные отзывы, связанные с ожиданием.

Операционные цели:
–    минимизировать ошибки оформления документов;
–    сократить затраты на бумажный документооборот;
–    улучшить качество обслуживания через удобный цифровой доступ;
–    повысить долю оплаты СБП за счёт онлайн-оплаты;
–    оптимизировать штат административного персонала;
–    обеспечить быстрый доступ к документам при проверках.

Чем мы гордимся и хотим поделиться:
1.    Качественные улучшения. Для пациентов —
–    сократили время ожидания;
–    внедрили возможность дистанционного оформления документов;
–    улучшили восприятие клиники как современного учреждения.
Для административного персонала —
–    автоматизировали рутинные операции;
–    сократили ошибки при оформлении документов;
–    упростили процесс проверки и архивирования.
2.    Экономический эффект. Прямая экономия:
–    сократили затраты на бумагу и картриджи;
–    экономия на архивном хранении;
–    оптимизация штата;
–    снизили долю потерь от отмен приёмов.

Косвенная выгода:
–    снизили негативные отзывы;
–    повысили лояльность постоянных пациентов;
–    улучшили репутацию клиники.

Технические особенности при реализации проекта:
–    интеграция с медицинской информационной системой;
–    безопасность и соответствие требованиям законодательства;
–    использование сертифицированных средств криптозащиты;
–    хранение архивов на серверах;
–    масштабируемость решения;
–    поддержка роста количества пациентов;
–    гибкая настройка бизнес-процессов;
–    адаптация под изменения законодательства.

Заключение

Внедрение системы электронного документооборота на базе платформы F.Doc в ООО «Клинике Эксперт Новосибирск» доказало свою эффективность и экономическую целесообразность.
Цифровизация пути пациента позволила:
•    сократить время оформления документов;
•    устранить очереди и повысить уровень комфорта пациентов;
•    снизить операционные затраты;
•    повысить удовлетворённость всех участников процесса;
•    создать основу для дальнейшего цифрового развития.
Ключевой вывод: цифровизация административных процессов в здравоохранении — это не просто технологическая модернизация, а стратегическая необходимость для повышения качества медицинской помощи, эффективности работы учреждения и удовлетворённости пациентов.
Опыт «Клиники Эксперт Новосибирск» демонстрирует, что грамотное внедрение электронного документооборота позволяет не только решить текущие операционные проблемы, но и создать конкурентное преимущество на рынке медицинских услуг, повышая лояльность пациентов и улучшая репутацию учреждения.