От ЕГИСЗ к электронному подписанию документов с пациентами: цифровая трансформация документооборота медицинской организации

В статье рассматривается Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ), которая заложила прочную основу для цифровизации медицины в России

Автор Дария Викторовна Вольникова коммерческий директор, эксперт N3.Health, г.Санкт-Петербург

Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) заложила прочную основу для цифровизации медицины в России.

Концепция ЕГИСЗ была утверждена в апреле 2011 года, однако активная стадия создания единого цифрового контура в рамках национального проекта «Здравоохранение» стартовала в 2019 году. Процесс системно охватил государственную медицину и далее переключился на интеграцию в единый цифровой контур частной медицины. Был создан ряд нормативно-правовых актов, которые определили, что взаимодействие с ЕГИСЗ является лицензионным требованием, распространяющимся, в том числе, на коммерческую медицину.

Сегодня взаимодействие с ЕГИСЗ предоставляет медицинской организации возможность сделать первый шаг в сторону перехода на электронный документооборот. Медицинские документы, оформляемые после визита пациента к врачу (протоколы консультаций, манипуляций, исследований и т. д.), должны в обязательном порядке выгружаться в РЭМД ЕГИСЗ каждой организацией с действующей медицинской лицензией. Для этого в медицинской организации должна быть установлена информационная система (МИС), а также медицинские работники должны быть обеспечены электронными подписями (УКЭП). Электронные медицинские документы, заверенные УКЭП и зарегистрированные в РЭМД ЕГИСЗ, имеют юридическую силу и становятся «исходником», к которому обращаются для предоставления копий, в т. ч. на бумажном носителе, если такой запрос поступает от пациента или проверяющих органов.

В настоящее время существует более 250 электронных медицинских документов, которые могут быть зарегистрированы в РЭМД ЕГИСЗ, так называемые СЭМД (структурированные электронные медицинские документы). Каждый месяц появляются новые виды СЭМД, а также обновляются редакции уже существующих документов. Новые редакции предпочтительнее в использовании, поскольку старые постепенно выводятся из обращения, в связи с этим могут возникать дополнительные ошибки при взаимодействии с ЕГИСЗ. В обновлённых версиях появляются новые поля, меняется структура обязательных для передачи данных, таким образом обеспечивается непрерывная стандартизация и унификация медицинских данных, поступающих в федеральную систему здравоохранения.

Большинство зарегистрированных в РЭМД ЕГИСЗ документов доступно для просмотра пациентами в личном кабинете на «Госуслугах». Кроме того, доступ к электронной медицинской карте для пациента обеспечивают личные кабинеты клиник. В N3.Health разработан личный кабинет для пациента и врача «Мила». Он позволяет отобразить по запросу пациента все его медицинские документы, которые прошли через платформу N3.Health, а также делиться своей медицинской документацией с врачом по ссылке или куар-коду. Такое решение позволяет более консолидировано накапливать медицинскую документацию из разных клиник, в первую очередь из частной системы здравоохранения, а также оперативно обмениваться ей с лечащим врачом.

Благодаря развитию цифровых решений в медицине возможен полный переход на электронный документооборот. В настоящее время существуют сервисы, обеспечивающие легитимное онлайн-подписание документов с пациентами. Это касается договоров, планов лечения, актов, согласий, в том числе информированных добровольных согласий на медицинское вмешательство (ИДС). Такие сервисы не требуют от пациента никаких дополнительных технических средств, кроме личного смартфона, но существенно влияют на скорость и удобство оформления документов.

Документы подписываются простой электронной подписью (ПЭП); если подписывается ИДС, происходит дополнительная аутентификация гражданина через единую систему идентификации и аутентификации ЕСИА. Простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом. Идентификация гражданина происходит очно в медицинской организации, либо через «Госуслуги», например, при подписании документов для телемедицинской консультации.

Особенно важна возможность дистанционного подписания документов и ИДС при проведении телемедицинских консультаций, чтобы консультация была легитимной.

ПЭП можно подписать договор, план лечения, акты, другие бухгалтерские документы, соглашение на обработку персональных данных. ИДС необходимо подписывать ПЭП с аутентификацией ЕСИА. Со стороны медицинской организации ИДС должно быть подписано УКЭП.

Чтобы подписать документы в электронном виде с пациентом, клиника должна заключить с ним соглашение об электронном документообороте, которое подписывается путем присоединения. Также отдельно подписывается соглашение об обработке персональных данных.

Все документы доступны для просмотра и ознакомления в электронном виде перед подписанием, а также после подписания с необходимыми артефактами подписи.

Платформа N3.Health разработала собственный сервис электронного подписания документов с пациентами (N3.Health СЭП). Он позволяет подписывать документы через различные каналы: СМС, личный кабинет «Мила», а также национальный мессенджер MAX. При этом подписание через MAX доступно и через чат-бот, и Mini-App.

Пациент приходит в клинику, выбирает удобный способ подписания: через СМС, личный кабинет или мессенджер. В этот канал на смартфоне ему приходит ссылка на просмотр документов, он с ними ознакомляется. Если все хорошо, нажимает кнопку «Подписать». Если нет — работник клиники переделывает документы и отправляет их на повторное подписание в тот же или новый канал, при необходимости. Пакет документов подписывается простой электронной подписью. Если в пакете есть ИДС, то пациент авторизуется через Госуслуги и подписывает документы простой подписью с ЕСИА. После подписания ему на почту приходит ссылка; переходя по ней, пациент может в любой момент обратиться к подписанному пакету документов. Доступ к подписанным документами есть и у клиники. Хранение документов осуществляется на защищенных серверах разработчика. При этом срок хранения электронных документов, в частности ИДС, составляет не менее 50 лет.

Возможность цифровой трансформации документооборота внутри медицинского учреждения очень важна. Это напрямую повышает уровень сервиса, скорость взаимодействия с пациентами, снижает операционные издержки, оптимизирует работу с архивами документов — в электронном архиве намного проще и быстрее можно найти нужный документ. Кроме того, весьма опрометчиво отрицать и не принимать во внимание общий тренд на цифровизацию всех сфер жизни и продиктованные этим ожидания пациента по взаимодействию с клиникой. В современных реалиях все должно быть быстро, просто, понятно, удобно, желательно в онлайн-формате, чтобы не тратить лишнее время. Современные пациенты все чаще ожидают от клиники удобный набор из онлайн-сервисов: дистанционная запись, электронные результаты исследований и протоколы, онлайн-документы вместо стопки договоров, которые легко потерять, испортить и т. д. Внедрение ЭДО — это своеобразный маркер современности клиники, один из атрибутов прогрессивной клиники, которой важно поддержать имидж лидера в отрасли, которая заботится об удобстве и сервисе для пациентов.

При выборе цифрового сервиса ЭДО клинике важно учесть ряд факторов.

Во-первых, согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в сервисе должна быть обеспечена функция по проверке электронного документа на целостность и самого факта подписи документа. Визуализация подписей — ПЭП и УКЭП медицинской организации — должна содержаться в самом электронном документе. Сервис должен обеспечивать возможность подписывать с пациентом документы, оформленные на собственных бланках, в собственных шаблонах медицинской организации.

Кроме того, сервис должен обеспечивать взаимодействие с «Госуслугами» для идентификации личности пациента с целью легитимного подписания ИДС.

Для клиники удобно, если сервис подписания документов с пациентами представлен как решением, требующим интеграции с медицинской информационной системой, так и решением с возможностью работы без интеграции. Это важно для быстрого запуска и внедрения сервиса в работу медицинского учреждения.

Не менее важно, чтобы решение давало возможность выбора каналов подписания документов для пациентов; в частности, в настоящее время значимо наличие функции подписания документов через национальный мессенджер MAX. Это актуально с точки зрения общего курса государства на цифровизацию системы здравоохранения и активное использования данного мессенджера при взаимодействии медицинских организаций с пациентами.

Один из ключевых моментов, который необходимо учесть, чтобы разработчик сервиса имел статус иной информационной системы, поскольку такой провайдер способен обеспечить необходимый уровень безопасности для работы с персональными данными, защищенные каналы взаимодействия, а также имел возможность аутентификации пациентов через сервис ЕСИА. В идеале для клиники — чтобы разработчик решения по ЭДО с пациентами был многофункциональным провайдером дополнительных цифровых услуг, к примеру по выгрузке данных в ЕГИСЗ, онлайн-записи, телемедицине и т. д. Интеграция с таким провайдером обеспечит возможность закрыть потребность медицинского учреждения в многообразии ИТ-решений с необходимым уровнем защиты данных, технической поддержки в рамках «одного окна».

К примеру, интеграционная платформа N3.Health открывает доступ к множеству цифровых возможностей. Как официальный оператор ЕГИСЗ, обеспечивает выгрузку данных на федеральный и региональный уровень, а также позволяет обмениваться данными с участниками рынка частной медицины: клиниками и их филиалами, диагностическими и референс-центрами, лабораториями, страховыми компаниями. Кроме того, в портфеле N3.Health представлены сервисы телемедицины, онлайн-записи, электронного рецепта и другие.

Важно отметить, что цифровая трансформация документооборота в медицинской организации на данном этапе — это тренд на её развитие. Переход на полный или частичный электронный документооборот всё ещё остается добровольным выбором клиники, и порядок перехода и ведения ЭДО определяется во внутреннем нормативном акте медицинской организации (приказе). Это зафиксировано в приказе Министерства здравоохранения РФ № 947н от 07.09.2020 («Об утверждении порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья...»). При этом уже с 1 сентября 2026 года вступит в силу новый Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов.

Клинике важно не путать лицензионные требования по выгрузке СЭМД в РЭМД и другие процессы ЭДО. Выгрузка данных в ЕГИСЗ — это обязательное требование. И в старом приказе, и в новом положении отмечено, что «ведение медицинской документации в форме электронных медицинских документов включает формирование, подписание и хранение электронных медицинских документов, их регистрацию в единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения». Медицинская организация обязана регистрировать в ЕГИСЗ медицинские документы по итогу визита пациента в виде СЭМД. Остальную медицинскую документацию, если клиника принимает решение о полном переходе на ЭДО, она может вести также в электронном виде. При этом дублирование информации на бумаге не требуется.

Переход клиники на максимально полный электронный документооборот с пациентами, как в части медицинской, так и в части юридической и бухгалтерской документации, оптимизирует внутренние процессы и снижает затраты на хранение бумажных архивов, оргтехнику, канцелярские товары. В среднем клиника в 300 приёмов в день тратит только на бумагу порядка 6 млн руб. в месяц. Если мы говорим про площади, занимаемые бумажными архивами, — они могут составлять и 10, и 24 квадратных метра, а это уже полноценный кабинет для приёма. Работники клиники тратят меньше времени на рутину: заполнение форм, поиск документов, ввод данных при оформлении пациентов, сокращается время оформления пациента на стойке ресепшен в 2-3 раза. Как следствие, растет лояльность пациентов за счёт удобства взаимодействия с медицинскими учреждениями и доступа к данным.