От МИС к КИС. Опыт разработки корпоративной информационной системы на примере компании «Оптикстайл».

Материалы XX-го Форума частных медицинских организаций регионов России

Представляем Вашему вниманию статью участницы XX-го Форума в Санкт-Петербурге коммерческого директора компании «Оптикстайл» Стариковой Юлии Сергеевны (г.Владимир).

ПРЕДИСЛОВИЕ

В медицину информационные технологии пришли позже, чем во многие другие отрасли, и, как показывает практика, по сей день, не все клиники используют возможности IT сферы в своей работе. Действующее законодательство вынуждает даже самых ярых противников цифровизации медицины внедрять МИС как минимум для работы в системе ЕГИСЗ. Любая МИС является ценным источником информации, которую можно использовать не только для оказания мед. услуг, но и для построения КИС, или как сейчас модно говорить, цифровой экосистемы предприятия.

Медицинская информационная система (МИС) — система автоматизации документооборота для мед. учреждений, в которой объединены системы поддержки принятия врачебных решений, электронные медицинские карты пациентов, данные медицинских исследований, данные мониторинга состояния пациента с приборов, финансовая и административная информация.

Корпоративная информационная система (КИС) - это информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов деятельности предприятий, в том числе состоящих из группы компаний, требующих единого управления. Главная цель КИС - эффективное управление всеми ресурсами предприятия (материально-техническими, трудовыми, финансовыми и интеллектуальными) для получения максимальной прибыли и удовлетворения потребностей сотрудников предприятия.

Таким образом, ключевыми отличиями КИС от МИС являются функциональность и область автоматизации деятельности предприятия. КИС позволяет более эффективно управлять не только медицинскими процессами, но и другими бизнес-процессами. Наша компания более 5 лет назад приняла решение перейти от использования разрозненных программ к построению единой IT системы.

«ОПТИКСТАЙЛ» КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ

В области цифровизации не существует универсальных решений, как и нет одной волшебной таблетки от всех болезней. Построение цифровой экосистемы зависит от структуры предприятия, ее бизнес-модели, стадии жизненного цикла и ряда других факторов. Чтобы читателю получить полную картину и подумать о пользе изложенной информации, скажем пару слов о компании «Оптикстайл» как объекте автоматизации.
«Оптикстайл» — региональная сеть оптических центров и глазных клиник. Сеть представлена в 2 городах – г. Владимир и г. Муром. В составе предприятия 10 структурных подразделений: 7 оптических центров, 2 глазные клиники, мобильный диагностический комплекс «Передвижная офтальмология».
Компания состоит из 4 юридических лиц и осуществляет следующие виды деятельности:
• услуги врача-офтальмолога по амбулаторно-поликлиническому приему, функциональной диагностике, подбору средств коррекции зрения
• сложная функциональная диагностика органа зрения
• консервативное, физиотерапевтическое, плеоптическое лечение глазных заболеваний
• лазерное лечение органа зрения
• хирургическое лечение глазных заболеваний у детей и взрослых, в т.ч. в условиях круглосуточного стационара
• розничная торговля медицинскими товарами (линзы очковые, линзы контактные, оправы, солнцезащитные очки прочие аксессуары)
• изготовление очков корригирующих
• импорт товаров оптического назначения и медицинского оборудования
«Оптикстайл» в цифрах: опыт работы более 29 лет, 169 человек в штате, более 400 единиц медицинского оборудования, 19 диагностических линеек, 6 операционных, 2 взрослых стационара и 1 стационар для детей в общей сложности на 30 койко-мест.

Девиз работы компании – Все для Вас и Ваших глаз. Мы помогаем человеку видеть, независимо от того, что ему для этого нужно – очки или операция. Таким образом, бизнес-модель работы компании можно описать как замкнутый круг, в центре которого находится клиент, которому не нужно «ломать голову» куда обратиться с проблемами глаз!

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РАЗРАБОТКИ КИС «ОПТИКСТАЙЛ»

При разработке нашей КИС мы выделили для себя следующие цели:
1. Повысить скорость и точность получения данных о финансовых показателях деятельности предприятия в разрезе юнитов (клиент, услуга, товар, сотрудник, диагноз) для оперативного принятия управленческих решений.
2. Упростить расчет себестоимости и рентабельности услуг и товаров.
3. Повысить эффективность использования ресурсов компании.
4. Повысить удобство и прозрачность в оценке эффективности труда сотрудников.
5. Повысить качество и удобство оказания медицинской помощи.

С учетом поставленных целей мы обобщили данные и выделили для себя задачи, которые предстоит решить:
• Создать единую базу данных, позволяющую хранить и компоновать первичные данные любым произвольным способом в отчеты.
• Создать систему метрик для оценки эффективности работы предприятия и автоматизировать получение отчетов по данным метрикам.
• Создать номенклатурные карточки для расчета себестоимости в МИС.
• Создать систему автоматического списания медикаментов и расходных материалов.
• Снизить норму складских запасов, минимизировать риски перебоев в материально-техническом снабжении, автоматизировать процесс пополнения запасов.
• Создать систему отчетности по загрузке кабинетов/специалистов/оборудования.
• Автоматизировать процессы учета рабочего времени, начисления заработной платы и формирования отчетов, отражающих показатели эффективности работы персонала.
• Создать удобную и простую систему для внутренних коммуникаций.
• Максимально автоматизировать процесс работы врача в МИС

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ АРХИТЕКТУРЫ КИС

Получился внушительный перечень задач. Невозможно взять и одним разом создать систему с подобным функционалом. Мы решили, что будем строить ее как дом - кирпичик за кирпичиком. Это позволяет нам более четко формулировать технические задания (ТЗ) для разработчиков и не тратить впустую драгоценные время и деньги на исправление ошибок, не учтенных в процессе постановки слишком объемного ТЗ. Как говорится, слона лучше есть по котлетам! Кроме того, данный подход позволяет нам распределять финансовую нагрузку во времени.

В процессе строительства как дома, так и цифровой экосистемы компании, главное правильно заложить фундамент. Поэтому в начале работы мы определили принципы разработки функционала и критерии выбора продуктов для нашей будущей системы.
• Принцип целесообразности. Любая функция системы должна способствовать либо снижению затрат, либо лучшему выполнению стратегии.
• Принцип единого информационного пространства. Мы сразу решили, что все подсистемы нашей КИС должны работать с единой базой данных. В качестве такой подсистемы мы выбрали МИС «1 БИТ УМЦ», версия КОРП.
• Принцип совместимости. Мы не ставили цели решить все задачи одним программным продуктом, но первое на что мы смотрим при выборе - это возможность их интеграции.
• Принцип развития. Все программные продукты, которые мы выбираем должны иметь открытый код и возможность для дополнения и адаптации.
• Принцип системности – нам было важно, чтобы каждая единица значимых для нас данных заносилась и хранилась в отдельной ячейке, чтобы мы имели возможность получать отчеты в различных разрезах и разного уровня детализации.
• Принцип безопасности. Продукты должны соответствовать требованиям законодательства, а с учетом сложной геополитической ситуации мы сразу определились, что можем использовать только продукты отечественных компаний.
• Принцип доступности обслуживания. В данном аспекте мы решили работать только с теми продуктами, у которых достаточно широко представлена техническая поддержка и по которым на рынке есть большая масса IT специалистов.
• Принцип трансформации бизнес-процессов. Мы решили, что прежде чем браться за автоматизацию процесса, мы будем его пересматривать и при необходимости оптимизировать, чтобы не автоматизировать устаревшие процессы.

ЭЛЕМЕНТЫ КИС «ОПТИКСТАЙЛ»

На сегодняшний день наша информационная система включает в себя 11 основных элементов.
Мис «1С БИТ Управление медицинским центром», версия КОРП
Главный элемент нашей системы. Все подразделения, взаимодействующие с клиентами, работают в данном программе – от колл-центра до директора. С учетом того, что мы занимаемся 4 разными видами деятельности, но имеем общую клиентскую базу, в нашей МИС с нуля разработан функционал для полноценного ведения розничной торговли товарами оптического назначения, производства очков и складского учета. Фактически она объединяет в себе два продукта «МИС УМЦ» и «1С Оптика».
Вся логика программы построена вокруг клиента. Первичные данные собираются и хранятся в индивидуальной учетной записи клиента. Любой сотрудник (с учетом пользовательских прав), зайдя в учетную запись клиента может получить полную картину о его взаимодействии с компанией. От первого звонка до отзывов, от записи на прием до анализа динамики показателей обследований, от затрат, произведенных на него в процессе оказания услуг до прибыли, которую клиент принес компании.

Кроме стандартных функций МИС, на текущий момент в программе также доработан функционал по:
• Автоматическому заполнению шаблонов мед. документации
• Поддержке принятия решения для врачей (внутренние стандарты ведения пациента и автоматическое заполнение назначений с учетом клинических рекомендаций Минздрава)
• Формированию отчетов динамического наблюдения по витальным показателям пациента (например, ВГД, данные авторефрактометрии, состояние глазного дна и т.д.)
• Автоматическому списанию медикаментов и расходных материалов и в амбулатории, и в стационаре напрямую из операционной или палаты пациента
• Автоматическому пополнению расходными материалами и медикаментами рабочих мест
• Автоматической сверке приходных цен на ТМЦ
• Резервированию расходных материалов для конкретного пациента на будущую услугу
• Учету выполнения внутренних назначений
• Созданию личного кабинета сотрудника с доступом к расчету заработной платы в режиме реального времени
• Учету технического обслуживания оборудования
• Интеграции с ФСС
• Интеграции с МДЛП
• Прямой выгрузке медицинской документации в РЭМД ЕГИСЗ

Реализованный функционал позволяет не только упростить и снизить количество ошибок в процессе оказания мед. помощи, но и дает возможность формировать управленческую отчетность с различной степенью детализации в разрезе концепции юнит-экономики. Благодаря этому, мы имеем возможность своевременно реагировать на изменение себестоимости, грамотно формировать ассортиментную матрицу, планировать расписание работы c учетом рентабельности видов услуг, принимать решение о расходовании маркетингового бюджета, составлять программы развития персонала.

1С Бухгалтерия

Организована автоматический обмен данными между МИС «БИТ УМЦ» и «1С Бухгалтерия» для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Ведется доработка по автоматической выгрузке финансовой информации в личный кабинет сотрудника по затратам на обучение, командировкам, корпоративным мероприятиям.

1С Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

Данная программа также интегрирована с БИТ УМЦ. Расчет заработной платы ведется в нашей УМЦ и выгружается в ЗУП для последующей обработки начислений и расчета налоговых платежей.

На данный момент ведется интеграция по выгрузке кадровых данных из программы ЗУП в личный кабинет сотрудника (приемы, переводы, увольнения, отпуска, суммы оказанной материальной помощи, суммы перечисленной заработной платы, расходов по аренде жилого помещения (квартиры) для сотрудника, информация о пройденных и планируемых обучениях и затратах на их организацию). Основная цель данной интеграции - снизить количество обращений в отдел кадров и предоставить сотруднику конкретные и полные цифры затрат со стороны предприятия на его содержание и развитие.

БИТ АТС

Данный продукт мы используем для организации работы нашего контактного центра и внутренней IP телефонии. Она интегрирована с программой УМЦ, что позволяет напрямую вести обзвон из учетной записи клиента, сохранять историю звонков и, в случае необходимости, оперативно получить доступ к нужному звонку. Кроме того, из программы БИТ АТС ведется выгрузка статистики звонков для формирования аналитических отчетов.

Модуль учета рабочего времени SIGUR

Доступ сотрудников у нас организован с помощью считывателей, работающих по принципу распознавания лиц на базе ПО Sigur. Данное ПО интегрировано с УМЦ и производит автоматическую выгрузку данных в табель учета рабочего времени. Это позволяет свести к минимуму человеческий фактор при заполнении табеля, снизить нагрузку на административный персонал, дисциплинирует сотрудников, испытывающих сложности с тайм-менеджментом.

Система электронной очереди «SMART Q»

Система электронной очереди также интегрированная с нашей МИС и позволяет медицинскому персоналу работая в одной программе видеть информацию о статусе пациента и осуществлять вызов пациента на прием и его дальнейшую маршрутизацию по клинике.

Сканер паспортов PROMOBOT

ПО сканера интегрировано с нашей МИС и позволяет увеличить скорость работы администраторов и снизить количество ошибок при заполнении документации. ПО позволяет сканировать не только паспорт, но и свидетельства о рождении, полис ОМС и свидетельство ФСС.

 

Система управления открыванием дверей TTLOCK

В нашей новой клинике мы установили электронные замки с ПО TTlock и интегрировали их в нашу МИС. Данная система позволяет разграничить доступ сотрудников с учетом их прав и повысить качество обслуживания пациента. Во время вызова пациента из программы, дверь кабинета открывается, и пациент может пройти на прием. Затем дверь закрывается, и посторонние люди не могут попасть в кабинет. При этом выход из кабинета открыт и не требует каких-либо дополнительных действий.

Система палатной сигнализации CODACO

Данная система установлена в процедурных кабинетах, в палатах стационара и в операционном блоке. Система обеспечивает вызов мед. персонала в палату, кроме того, она оборудована голосовой связью и позволяет вызвать нужного специалиста (врача, санитарку, медсестру) и оперативно передать информацию в случае экстренной ситуации. Это позволяет повысить как уровень обслуживание пациентов, так и безопасность деятельности.

Корпоративный информационный портал

Это ресурс, который содержит в себе новости, базу знаний предприятия, документы, регламентирующие работу персонала (СОПы, инструкции, алгоритмы), сервисы для создания и учета обращений на ремонтные работы, техническое обслуживание и другие хоз. нужды. В планах интеграция данного ресурса с личным кабинетом сотрудника, который разрабатывается на базе БИТ УМЦ.

Система интегрированной операционной

Наши операционные снабжены встроенными мониторами для видеотрансляции хода операции и станциями мед. сестры с доступом в программу БИТ УМЦ. Это позволяет иметь доступ к карточке пациента, оперативно вносить информацию и вести учет расхода используемых материалов. Кроме того, реализована возможность передачи видеотрансляции хода операции в наш конференц-зал и учебный зал для наших ординаторов.

Мы рассказали об основных функциях и элементах нашей IT системы. Безусловно она постоянно пополняется и обновляется, работа это очень сложная, ресурсозатратная и по своей сути бесконечная. Но уже сейчас мы видим результаты и надеемся, что наш опыт сможет помочь тем коллегам, которые эту работу только начинают.